In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie in asello, mithilfe des Zusatzmoduls „Gutschein“, die Gutscheine in asello verwalten und konfigurieren können.

Mit dem asello Zusatzmodul „Gutschein“ können Sie Gutscheine, die an Kunden verkauft und später eingelöst werden, direkt in asello verwalten und haben auf einem Blick die Summe der offenen Gutscheine zur Verfügung.

Um zu Ihrer Gutscheinverwaltung zu gelangen, klicken Sie auf der asello Startseite auf die graue Kachel „System“ und anschließend auf die grüne Kachel „Gutschein“. Nun befinden Sie sich in der Gutscheinverwaltung. Darin sind alle erstellten Gutscheine, mit dem Wert und Restwert, aufgelistet.

In der Gutscheinverwaltung kann ein Gutschein vier unterschiedliche Status haben. Die Unterscheidung erfolgt dabei farblich und kann an der Farbe des Geschenkicons in der jeweiligen Zeile erkannt werden.

Grün: Der Gutschein wurde noch nicht eingelöst.
Orange: Der Gutschein wurde bereits teilweise eingelöst.
Grau: Der Gutschein wurde komplett eingelöst.
Rot: Der Gutschein wurde von Ihnen deaktiviert.

In der Gutscheinverwaltung können Sie auch gezielt Gutscheine Suchen. Dafür stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können in der Suchzeile den Gutscheincode eingeben oder mithilfe des grünen Buttons „Suche", im linken unteren Eck ein Pop-Up-Fenster für die Suche öffnen.

Mit dem Klick auf den Button „Exportieren" am Ende der Suchzeile können Sie die aktuelle Gutscheinliste exportieren. In dieser Liste werden alle Gutscheine mit Code, Ausstellungsdatum, Wert, Eingelösten- und Restbetrag aufgelistet.

Gutschein Details

Wenn Sie auf einen Gutschein klicken öffnet sich die Detailansicht im Reiter „Allgemein".

In dieser sehen Sie die folgenden Informationen, über den jeweiligen Gutschein:

Gutscheincode
Erstellungsdatum
Rechnungsnummer (mit der Gutschein erstellt wurde)
Betrag
Restbetrag

Mit einem Klick auf „Aktionen“, im linken unteren Eck, können Sie den Gutschein erneut drucken oder den Gutschein deaktivieren.

Im Reiter Archiv werden alle Rechnungen aufgelistet, bei denen der Gutschein eingelöst wurde. Um das Pop-Up-Fenster wieder zu schließen, klicken Sie auf den blauen Button „Schließen" im rechten unteren Eck.

Einstellungen

Mithilfe des grauen Buttons „Einstellungen“, im rechten unteren Eck, gelangen Sie zu den Einstellungen für den Gutschein. Alternativ können Sie die Einstellungen auf über die asello Startseite > Einstellungen > Gutschein aufrufen.

Auf dieser Seite können Sie das Format Ihres Gutscheincodes individuell festlegen. Sie können dafür fixe Bestandteile und einen Platzhalter [X] verwenden. Für den Platzhalter wird beim Erstellen eines Gutscheines ein zufälliges alphanumerisches Zeichen eingesetzt. Sie müssen mindestens vier Platzhalter [X] verwenden. Ein Beispiel für den von Ihnen festgelegten Code sehen Sie unterhalb.

Durch setzten eines Häkchens können Sie festlegen, dass auch Gutscheine ohne Code eingelöst werden können. Dies empfiehlt sich bei Umstellung auf das asello Gutscheinmodul, da meist noch Gutscheine ohne Code im Umlauf sind.

Mit dem Häkchen „Gutscheine automatisch Drucken“ können Sie festlegen, dass Gutscheine automatisch beim Verkaufen ausgedruckt werden. Der dazu verwendete Drucker kann im nächsten Abschnitt „Druck“ konfiguriert werden.

Tipp

Sollte kein Drucker verwendet werden, kann der Gutschein auch per Hand auf eine schöne Gutscheinkarte geschrieben werden. Zusätzlich wird der Code auf die Rechnung gedruckt.

In der Kategorie Druck, können Sie den Gutscheintext festlegen und den Druck Typ auswählen. Sie haben die Möglichkeit zwischen einem Labeldrucker und einem Kartendrucker zu wählen. Um eine Testseite zu drucken, verwenden Sie den Button „Testseite“ im linken unteren Eck.

Haben Sie auf dieser Seite alle Konfigurationen vorgenommen, klicken Sie auf den grünen Button „Speichern", im rechten unteren Eck, um die Daten zu sichern.