Kassenabschluss Freigabeprozess

Mit dem Freigabeprozess des Kassenabschlusses kann der Ablauf die die Übermittlung der Daten aus der Kasse an die Buchhaltung optimiert werden. Dabei wird eine zusätzliche Kontrolle eingeführt, bevor die Daten übergeben werden, um mögliche Fehler frühestmöglich zu erkennen und somit schneller darauf reagieren zu können.

Aktivierung

Um den Freigebeprozess im Kassenabschluss zu nutzen, muss dieser unter Einstellungen > Funktionen "Kassenabschluss Freigabeprozess" aktiviert werden.

Liste der Kassenabschlüsse

Unter Apps > Abschluss Freigabe steht eine Liste mit allen Kassenabschlüssen, gruppiert nach Standort zur Verfügung.

Status Ändern

Nach der Überprüfung des Kassenabschlusses kann dieser in den Status "Kontrolle" oder in den Status "Freigegeben" übernommen werden. Sobald der Kassenabschluss in der Buchhaltung übernommen wurde, wird er von Freigegeben auf Abgeschlossen geändert.

Tipp

Der Status Kontrolle kann für interne Zwecke genutzt werden, um Kassenabschlüsse zu markieren, bei denen noch etwas unklar ist oder eine Nachfrage bei einem Mitarbeiter offen ist.

Notizen

Um die Kommunikation und Dokumentation bei der Prüfung und Freigabe des Kassenabschlusses zu optimieren, können pro Kassenabschluss aber auch pro Zeile Notizen hinzugefügt werden, um später Fehler und Unklarheiten besser Nachvollziehen zu können. Die Notizen können für jeden Benutzer über die Berechtigungen "Kassenabschluss Kommentare lesen" und "Kassenabschluss Kommentare erstellen" individuell eingeschränkt werden.

• Dokument Notizen: Über den Block Notizen können Notizen für den gesamten Kassenabschluss hinzugefügt werden und Somit weitere Informationen erfasst werden.
• Zeilen Notizen: Daneben kann mit einem Klick auf eine Zeile (Beispiel Zalungsart Gutschein), zu der jeweiligen Zeile eine Notiz hinzugefügt werden. Mit einem erneuten Klick auf die Zeile kann ein weiteres Kommentar hinzugefügt werden.

Die Notizen können im Kopfbereich des Kassenabschlusses eingeblendet und ausgeblendet werden (Standard: Eingeblendet). Je nach Einstellung werden die Notizen auch auf den Kassenabschluss gedruckt.

Produktdetails

Um die Kontrolle einzelner Produkte einer zu gestalten, wird nach dem Klick auf ein Produkt ein Popup mit den Details un den Notizen zu einem Produkt angezeigt. Dabei werden alle Lagerrelevanten Transaktionen (Anfangsbestand, Barrechnungen, Lieferscheine, Bruch, Eigenverbrauch, Einladung, Lagereingang, Bareinkauf und der Endbestand) dargestellt sowie die daraus resultierenden Differenzbuchungen angezeigt. Mit einem Klick auf die einzelnen Buchungen wird ein Popup mit einer Liste der Buchungen geöffnet. Mit den Navigationsbuttens beim Kassenabschluss kann man einfach und schnell zum vorherigen bzw. nächsten Kassenabschluss wechseln und somit Folgefehler oder Zählfehler, die sich wieder ausgleichen, schnell erkennen.