Vom Angebot/Auftrag bis zur Rechnung

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie mithilfe des Zusatzmoduls „Rechnung" den Prozess vom Angebot bis zur Zielrechnung im Idealfall mithilfe Ihrer asello Kasse abwickeln können. 

Im Folgenden wird ein Beispielgeschäftsfall vom Angebot bis zur Rechnung durchgeführt. In folgender Reihenfolge werden dabei diese Dokumententypen verwendet:

• Angebot
• Auftrag
  • Auftragsbestätigung
• Lieferschein
• Zielrechnung

Diese Dokumente sind miteinander verknüpft, wenn der Ablauf eingehalten wird. Die Verknüpfung wird Ihnen im Archiv im jeweiligen Dokument angezeigt. Dadurch wird es möglich das Entstehen einer Rechnung genau zurückzuverfolgen und auch einem Angebot oder Auftrag zuzuordnen. 

Wo Sie im Archiv die Verknüpfung sehen können finden Sie im Handbuch Archiv Aufträge. 

Wie Sie die einzelnen Dokumente ohne Verknüpfung erstellen können, erfahren Sie im Leitfaden Verschiedene Dokumente erstellen.

Angebot erstellen

Als erstes Dokument kann ein Angebot erstellt werden. Um ein Angebot zu erstellen, klicken Sie auf der asello Startseite auf die Kachel „Neu". Anschließend wählen Sie die gewünschten Produkte aus und klicken im rechten unteren Eck auf den Button weiter.

Den Dokumententyp können Sie ändern, indem Sie auf der linken Seite auf das Feld „Typ" klicken. Auf der rechten Seite sehen Sie nun die Ihnen zur Verfügung stehenden Dokumententypne. In diesem Fall klicken Sie auf Angebot. 

Das Feld des ausgewählten Dokumententyps wird Ihnen grün angezeigt.

Anschließend wählen Sie auf der linken Seite im Feld Kunden, den Kunden aus für den Sie das Angebot erstellen möchten. 

Um das Angebot abschließend zu erstellen klicken Sie entweder auf Button Schnelldruck oder auf den Button „Weiter" und anschließend auf Erstellen. 

Das erstellte Angebot können Sie jederzeit im Archiv Ihrer Kasse abrufen. Die Erklärung finden Sie im nächsten Unterpunkt Auftrag aus Angebot erstellen. 

Auftrag erstellen

Der Auftrag ist in asello das zentrale Dokument im Rechnungsmodul. Sie sollten deshalb aus jedem Angebot einen Auftrag erstellen. Sie können aber auch ohne vorheriges Angebot einen Auftrag erstellen.

Es besteht auch die Möglichkeit für Ihre Kunden eine Auftragsbestätigung zu erstellen, welche Sie diesen per E-Mail zusenden oder ausdrucken können. 

Auftrag aus Angebot erstellen

Um aus einem Angebot einen Auftrag zu erstellen, müssen zuerst Ihr Angebot in Ihrem Archiv aufrufen. Dazu klicken Sie auf der asello Startseite auf die Kachel Archiv. Anschließend klicken Sie auf den Reiter „Aufträge" am oberen Ende der Seite. Nun erscheinen unterhalb die Reiter Aufträge, Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine. Wenn Sie auf den Reiter Angebote klicken, können Sie alle erstellten Angebote sehen. Um aus dem zuvor erstellten Angebot einen Auftrag zu erstellen, wählen Sie das gewünschte Angebot aus.

Anschließend klicken Sie auf den orangen Button „Aktionen" und wählen unter den erscheinenden Optionen „Auftrag" aus.

Nun haben Sie die Möglichkeit die Produkte zu verändern. Um aus dem Angebot abschließend einen Auftrag zu erstellen, klicken Sie auf „Schnelldruck" im rechten unteren Eck oder fahren mit dem Button „Weiter" fort.

Auftrag ohne Angebot erstellen

Sie können auch direkt ein Auftrag ohne ein Angebot erstellen. Um einen Auftrag zu erstellen, klicken Sie auf der asello Startseite auf die Kachel „Neu". Anschließend wählen Sie die gewünschten Produkte aus und klicken im rechten unteren Eck auf den Button weiter.

Den Dokumententyp können Sie ändern, indem Sie auf der linken Seite auf das Feld „Typ" klicken. Auf der rechten Seite sehen Sie nun die Ihnen zur Verfügung stehenden Dokumententypne. In diesem Fall klicken Sie auf „Auftrag". Um den Auftrag abschließend zu erstellen klicken Sie auf „Schnelldruck" im rechten unteren Eck oder fahren mit dem Button „Weiter" fort.

Das Feld des ausgewählten Dokumententyps wird Ihnen grün angezeigt.

Sie können auch direkt nach dem Erstellen des Auftrages eine Zielrechnung aus dem Auftrag erstellen. Dafür klicken Sie im Detailfenster des Auftrages Sie auf den orangen Button „Aktionen" und wählen unter den erscheinenden Optionen „Verrechnen"

Auftragsbestätigung erstellen

Für Ihre Kunden können Sie auch eine Auftragsbestätigung erstellen. Diese können Sie einfach aus einem Auftrag erstellen. Um aus einem Auftrag eine Auftragsbestätigung zu erstellen, müssen zuerst Ihren Auftrag in Ihrem Archiv aufrufen. Dazu klicken Sie auf der asello Startseite auf die Kachel Archiv. Anschließend klicken Sie auf den Reiter „Aufträge" am oberen Ende der Seite. Nun erscheinen unterhalb die Reiter Aufträge, Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine. Wenn Sie auf den Reiter Aufträge klicken, können Sie alle erstellten Aufträge sehen. Um aus dem zuvor erstellten Auftrag eine Auftragsbestätigung zu erstellen, wählen Sie den gewünschten Auftrag aus.

Anschließend klicken Sie auf den orangen Button „Aktionen" und wählen unter den erscheinen Optionen „Auftragsbestätigung" aus.

Nun haben Sie die Möglichkeit die Produkte zu verändern. Um aus dem Auftrag abschließend eine Auftragsbestätigung zu erstellen, klicken Sie auf „Schnelldruck" im rechten unteren Eck oder fahren mit dem Button „Weiter" fort. 

Mehr Informationen zum Archiv finden Sie im Handbuch Archiv Aufträge.

Lieferschein erstellen

Um Ihre Waren zu versenden oder zur Abholung zusammenzustellen, können Sie einen Lieferschein erstellen. Einen Lieferschein für Ihre Aufträge können Sie erstellen, indem Sie den jeweiligen Auftrag aufrufen und daraus einen Lieferschein erstellen. Um aus einem Auftrag einen Lieferschein zu erstellen, müssen zuerst Ihren Auftrag in Ihrem Archiv aufrufen. Dazu klicken Sie auf der asello Startseite auf die Kachel Archiv. Anschließend klicken Sie auf den Reiter „Aufträge" am oberen Ende der Seite. Nun erscheinen unterhalb die Reiter Aufträge, Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine. Wenn Sie auf den Reiter Aufträge klicken, können Sie alle erstellten Aufträge sehen. Um aus dem zuvor erstellten Auftrag einen Lieferschein zu erstellen, wählen Sie den gewünschten Auftrag aus.

Anschließend klicken Sie auf den orangen Button „Aktionen" und wählen unter den erscheinenden Optionen „Lieferschein" aus. Nun haben Sie die Möglichkeit die Produkte zu verändern. Um aus dem Auftrag abschließend einen Lieferschein zu erstellen, klicken Sie auf „Schnelldruck" im rechten unteren Eck oder fahren mit dem Button „Weiter" fort. 

Sie können auch mit einem Lieferschein als erstes Dokument starten und dann mit dem Erstellen der Zielrechnung fortfahren. Wie Sie einen Lieferschein erstellen erfahren Sie im Leitfaden Verschiedene Dokumententypen erstellen Rechnungsmodul.

Mehr Informationen zum Archiv finden Sie im Handbuch Archiv Aufträge.

Rechnung erstellen

Der Abschluss des Prozesses ist in asello grundsätzlich das Erstellen der Rechung.  Eine Rechnung für Ihre Lieferscheine können Sie erstellen, indem Sie den jeweiligen Lieferschein aufrufen und daraus eine Rechnung erstellen. Um aus einem Lieferschein eine Rechnung zu erstellen, müssen zuerst Ihren Lieferschein in Ihrem Archiv aufrufen. Dazu klicken Sie auf der asello Startseite auf die Kachel Archiv. Anschließend klicken Sie auf den Reiter „Aufträge" am oberen Ende der Seite. Nun erscheinen unterhalb die Reiter Aufträge, Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine. Wenn Sie auf den Reiter Lieferscheine klicken, können Sie alle erstellten Lieferscheine sehen. Um aus dem zuvor erstellten Lieferschein eine Rechnung zu erstellen, wählen Sie den gewünschten Lieferschein aus.

Anschließend klicken Sie auf den orangen Button „Aktionen" und wählen unter den erscheinenden Optionen „Verrechnen" aus.

Nun erscheint ein Pop-Up-Fenster, indem Sie die offenen Lieferscheine des Kunden sehen und durch setzten eines grünen Häkchens diese auswählen können. Klicken Sie dazu die jeweiligen Lieferscheine an. Anschließend klicken Sie auf den Button „OK". 

Nun haben Sie die Möglichkeit die Produkte zu verändern. Um aus dem Lieferschein abschließend eine Rechnung zu erstellen, klicken Sie auf „Schnelldruck" im rechten unteren Eck oder fahren mit dem Button „Weiter" fort. 

Mit der Funktion „Verrechnen" wird eine Zielrechnung erstellt. Sie können auch eine Barrechnung erstellen, wenn Sie den Dokumententyp im Rechnungsablauf ändern. Lesen Sie dafür Verschiedene Dokumententypen erstellen Rechnungsmodul den Unterpunkt Dokumententyp ändern. 

Sie können auch direkt nach dem Erstellen des Auftrages eine Zielrechnung aus dem Auftrag erstellen. Dafür klicken Sie im Detailfenster des Auftrages Sie auf den orangen Button „Aktionen" und wählen unter den erscheinenden Optionen „Verrechnen"

Mehr Informationen zum Archiv finden Sie im Handbuch Archiv Zielrechnungen.